Word 2016 - Combinación y Correspondencia
Esta práctica tiene como finalidad contemplar las herramientas “Combinación y Correspondencia”, este tipo de acción es muy empleado en el sector empresarial, todas y sin ninguna excepción, las secretarias, deben dominar el uso de éstas herramientas, así que mis queridos alumnos(as) si no pueden continuar o terminar su bachillerato, pues aprendan muy bien todo lo que contempla la presente práctica y podrán aspirar a un puesto secretarial.
Esta práctica tiene como finalidad contemplar las herramientas “Combinación y Correspondencia”, este tipo de acción es muy empleado en el sector empresarial, todas y sin ninguna excepción, las secretarias, deben dominar el uso de éstas herramientas, así que mis queridos alumnos(as) si no pueden continuar o terminar su bachillerato, pues aprendan muy bien todo lo que contempla la presente práctica y podrán aspirar a un puesto secretarial.
El uso de estas herramientas permiten combinar dos archivos:
el documento base y una base de datos (por ejemplo: datos de clientes, datos de alumnos, etc.). El documento base es
precisamente el mensaje que se pretende enviar a los clientes, por ejemplo:
anunciar un nuevo producto, sus características, promociones, etc.
Esta herramienta permite sustraer los datos de cada uno de
los clientes, y crear un documento a la medida, es decir si la base de datos
contiene 100 clientes, entonces se crearán 100 documentos listos para ser
enviados a sus respectivos clientes, es decir la querida secretaria solo tendrá
que elaborar un solo documento, es decir el “documento base”.
Iniciamos con la práctica:
Primera parte: Creación de la Base de Datos y del Documento Base
Paso 1. Creación de la Base de Datos.
La creación de la Base de Datos la haremos en Excel, así que la siguiente información deberás de capturarla
(ignora los colores):
El encabezado “Presentación”
deberá de estar en la celda A1, y
así las demás, respeta las ubicaciones.
Al terminar, salva el archivo llamándole: “Directorio de Clientes”, Excel lo
creará en la carpeta que hayas especificado, y le añadirá automáticamente la extensión: “xlsx”.
Paso 2. Creación del “Documento Base” -
Encabezado. El documento base que crearemos a través de Word, contiene un encabezado:
Para su creación, empleamos el comando “Encabezado” del grupo “Encabezado y pie de página” de la ficha “Insertar”
(opción “En blanco”), enseguida
insertamos una Tabla de dos columnas y un
solo renglón (Tabla 2x1), para
ello empleamos el comando “Tabla”
del grupo “Tablas” de la ficha “Insertar”:
Nos colocamos en la 1ª.
Celda de la tabla e insertamos la imagen “Logo.jpg” (te sugiero emplear el logo del IPN),
tal como se observa enseguida:
Obvio, si la imagen es muy grande, deberás de reducirla más
o menos como se ha mostrado, y además reducir el ancho de la celda, esto lo
haremos simplemente usando el Mouse con clic sostenido:
Enseguida,
nos colocamos en la 2ª. Celda e insertamos el siguiente texto:
El texto deberá de estar centrado, con Fuente: “Century Gothic”, el nombre de la empresa con Tamaño: 11 puntos y la dirección con tamaño: 8 puntos, y finalmente a la tabla quítale el borde, para ello haz clic derecho sobre el indicador de la tabla, observa la siguiente imagen:
Al dar clic derecho, aparece el
menú contextual y de él elige la opción “Propiedades de tabla”, tal como se observa enseguida:
Entonces, deberá de
aparecer la siguiente ventana:
Haz clic en el botón “Bordes y Sombreado”, debiendo aparecer
la ventana de abajo:
Y haz clic en la opción “Ninguno” y listo, hemos terminado este paso, el encabezado se
deberá de ver como sigue:
Paso 3. Creación del “Documento base” – Cuerpo del documento. Para continuar con la creación del documento
base seguimos con el siguiente encabezado, para ello da doble clic en cualquier
área del documento fuera del área del encabezado, y teclea el siguiente texto
(CARTA DE PRESENTACIÓN):
Este texto deberá de generarse con el comando “Insertar WordArt” del grupo “Texto” de la Ficha “Insertar”, la fuente debe ser “Century Gothic” con tamaño 14 puntos, centrado y color Azul oscuro (RGB: ROJO 34, VERDE 42 Y AZUL 53), tal
como se muestra arriba.
Abajo, dos renglones en blanco, insertamos una tabla de 1 columna y 4
filas (Tabla 1x4), tal como se
muestra enseguida:
Procura que la tabla tenga más o menos las mismas
dimensiones, obvio quítale el borde.
Ahora, dos renglones en blanco abajo, teclea el siguiente
texto (“Justificado”, Fuente “Century Gothic”, Tamaño: 11 puntos):
A quien
corresponda
Mediante
esta carta de presentación queremos hacer llegar nuestra información en forma
de catálogo para que ustedes puedan cotejar los precios con los de sus actuales
proveedores. Estamos convencidos que
nuestros precios son muy competitivos y que nuestros productos son de primera
calidad.
Este es
nuestro primer contacto y por ello, les ofrecemos el primer pedido a mitad de
precio por hasta un máximo de 30,000 pesos, tiempo de duración de esta
promoción es de un mes, así que esperamos su primer pedido.
Hasta
pronto…
Muchas
Gracias, saludos.
Paso 4. Guardar el
documento. Guarda el documento en
la misma carpeta donde guardaste previamente el archivo “Directorio de clientes.xlsx” (de Excel), con el nombre: “Documento Base”, al salvar este
archivo, recuerda Word le añadirá automáticamente la extensión: “docx”.
El documento Base deberá parecerse al siguiente:
Segunda parte. Uso de la Herramienta “Correspondencia”.
Paso 1. Definir la
base de Datos. Antes de definir la
Base de Datos, habilita la opción “Mostrar
límites de texto”, que se encuentra en la Ficha Archivo > Opciones > Avanzadas > Sección “Mostrar contenido de documento”, tal
como se muestra enseguida:
Y enseguida oprime “Aceptar”.
Ahora, elige el comando “Seleccionar destinatarios” de la Ficha
“Correspondencia” y haz clic en la
opción: “Usar una lista existente”,
tal como se muestra enseguida:
Debiendo aparecer la
siguiente ventana, donde especificaras el archivo: “Directorio de clientes.xlsx” que previamente creamos:
Y haz clic al botón “Abrir”, debiendo de aparecer la
siguiente ventana:
Haz clic al
botón “Aceptar”.
Paso 2. Insertar los campos a combinar en
el documento. Los campos que vamos
a inserta serán colocados en la tabla que previamente insertamos en el
documento (Tabla 4x1), así que haz
clic en la primera celda de la tabla y elige la opción “Presentación” del comando “Insertar
campo combinado” de la Ficha “Correspondencia”,
tal como se aprecia enseguida:
Repite la acción y en la misma celda inserta el campo “Nombre”, dando el siguiente resultado:
Repite las acciones, e inserta los campos: Empresa en la 2ª. Celda, Dirección y CP en la 3ª. Celda, y Ciudad y País en la 4ª. Celda, tal como se muestra enseguida:
En la segunda imagen de arriba, se incorporó un espacio entre los campos: "Presentación" y "Nombre", "Dirección" y "CP" y "Ciudad" y "País".
Paso 3. Vista previa de resultados. Esta herramienta nos permite verificar si la
generación de cartas para los diferentes clientes es correcta, Haz clic en el
comando “Vista previa de resultados”
de la Ficha “Correspondencia” y en
automático deberá aparecer los datos del 1er
cliente, tal como se muestra enseguida:
Ahora oprime varias veces la flecha que apunta hacia la derecha, hasta llegar al cliente 6, debiendo mostrar lo siguiente
Paso 4. Terminación de la generación de cartas a los diversos clientes. Para finalizar, simplemente haz clic en el comando “Finalizar y combinar” de la Ficha “Correspondencia” y listo, a manera de verificación emplea el comando “Varias páginas” del grupo “Zoom” de la Ficha “Vista”, colocando el Zoom en 20%, debiendo mostrar lo siguiente:
Recuerda, deberás de entregar los dos archivos que se han creado (1 - "Directorio de clientes.xlsx", y 2 - "Documento Base.docx"), en una carpeta cuyo nombre sea tus datos: "Apellido paterno, Apellido materno, nombre(s) y grupo".
Hemos terminado, nos vemos en la próxima, saludos...
