Tutorial Practica 1 - Uso de diferentes funciones
Una de las actividades del profesor es administrar las calificaciones de sus alumnos, a través de esta practica conocerás parte del quehacer docente de tu profesor. La siguiente tabla de datos nos muestra sólo a 5 alumnos con sus respectivas evaluaciones de los tres exámenes parciales (realizados durante el semestre)
Taba de datos.
Captura toda esta información (respeta las ubicaciones de cada dato), excepto las celdas con color amarillo, ya que éstas precisamente es donde vamos a aplicar las funciones que nos ofrece Excel 2013. Las calificaciones de las evaluaciones departamentales ("Dep."), las vamos a capturar a través de la herramienta "Validación de datos", que en seguida les explicaré:
Paso 1. Tener la lista de datos que se empleará para la captura de las evaluaciones, en este caso la lista se encuentra en el rango: L2:L12.
Paso 2. Seleccionamos (rango D4:F8) las celdas donde vamos a capturar las evaluaciones (recuerda con clic sostenido abarcamos el rango indicado), tal como se muestra enseguida:
observa, las celdas seleccionadas se encuentran con fondo color gris.
Paso 3. Elegimos la 1a. opción "Validación de datos..." del comando "Validación de datos" del grupo "Herramienta de datos" de la ficha "Datos", tal como se muestra enseguida:
debiendo aparecer la siguiente ventana:
En la cual, elige la opción "Lista" del menú de "Permitir" de la 1a. cejilla (Configuración), apareciendo la siguiente ventana:
observa bien, vamos a especificar la lista de valores que servirán para la captura de las evaluaciones (recuerda es el rango L2:L12), no vamos a capturar la especificación del rango, más bien lo vamos a seleccionar con un clic sostenido del Mouse y automáticamente Excel lo tecleará por nosotros, para ello en la ventana previa solo da clic en el punto "rojo" que se halla a la derecha de la caja de texto "Origen:", y deberá aparecer la siguiente pequeña ventana:
Ahora si, seleccionamos el rango de valores de la lista que servirá para la captura de las evaluaciones, y automáticamente Excel introduce el texto: "=$L$2:$L$12" en la caja de texto "Origen". Para continuar vuelve a hacer clic sobre el punto rojo (parte derecha) de la pequeña ventana. Apareciendo la ventana original:
Simplemente haz clic en el botón "Aceptar".
Paso 4. Captura de evaluaciones. Empecemos a capturar las evaluaciones, observa bien a un lado de cada celda de las evaluaciones a capturar, aparece el indicador del menú cuyas opciones son las calificaciones del 10 al 0, tal como se muestra enseguida:
Capturamos todas las evaluaciones de los 5 alumnos, quedando así:
Continuamos con el cálculo del promedio (columna "G"), para ello emplearemos la función "Promedio", sin embargo forzaremos a que el resultado emita resultados enteros, es decir redondearemos el resultado del promedio a cero decimales, para ello teclearemos la fórmula siguiente en la celda "G4":
=REDONDEAR(PROMEDIO(D4:F4),0)
Ya capturada la fórmula, selecciona ésta misma celda y haz doble clic exactamente en la esquina inferior derecha (debiendo aparecer una cruz negra delgada) para que se copie en las celdas inferiores correspondientes, tal como se muestra enseguida:
Después del doble clic, automáticamente la fórmula se copiará en las celdas inferiores, tal como se muestra enseguida:
Ahora toca capturar la fórmula para la columna "H" (calificación cuantitativa), que nos permite checar si el alumno tiene promedio aprobatorio o no, tecleamos en la celda "H4":
=SI(G4>5,"Aprobado","Reprobado")
y como ya se comento, le damos doble clic en la parte inferior derecha de la celda H4, lo que nos permite copiar la fórmula a las celdas inferiores correspondientes, quedando:
Ahora el turno es para la columna "I" (calificación cuantitativa), donde aplicaremos la fórmula que permitirá asignar la letra correspondiente de acuerdo al promedio, la fórmula la tecleamos en la celda I4:
=SI(G4=10,"MB",SI(O(G4=8,G4=9),"B",SI(O(G4=6,G4=7),"S",SI(G4<6,"NS",""))))
Como estarás observando, se empleo la función "SI" de manera anidada, así como también la función "O". Cabe señalar que la función O tiene como argumento dos expresiones lógicas (la 1a. evalúa si G4 es igual 8 y la 2a. evalúa si G4 es igual a 9), si cualquiera de las dos se cumple, entonces la función O regresa un valor VERDADERO a la función SI, entonces por ser valor verdadero, se colocará la letra "B". La segunda función O tiene el mismo comportamiento, regresará un valor VERDADERO a la función SI, siempre y cuando alguna de las dos expresiones lógicas se cumpla.
Y volvemos a copiar la fórmula hacia las celdas inferiores correspondientes, mostrando los siguientes resultados:
Finalmente iniciamos con la Estadística, para la columna Cantidad, simplemente debemos contar cuantos obtuvieron "MB", cuantos "B", cuantos "S" y cuantos "NS" se han asignado, para ello tecleamos la siguiente fórmula en la celda H12:
=CONTAR.SI($I$4:$I$8,I12)
copiando la fórmula a las celdas inferiores correspondientes, se tiene:
En la fórmula anterior empleamos lo que se conoce como direccionamiento absoluto ($I$4:$I$8), es decir se empleo el carácter pesos ($) como prefijo tanto para la columna como para la fila, esto significa pedirle a Excel que no cambie la referencia del rango especificado, es decir que al copiar la fórmula no cambie la referencia del rango, que siempre sea la misma referencia del rango para todas las fórmulas presentadas.
Para calcular el "TOTAL:", tenemos dos formas de hacerlo, (1) Teclear la función "SUMA" y (2) Emplear el comando "Autosuma", del grupo "Modificar" de la cinta "Inicio":
(1) Teclear en la celda H16 la fórmula: =SUMA(H12:H15)
(2) Seleccionar el rango a sumar (H12:H15) y hacer clic en el comando "Autosuma":
Se obtiene:
y por fin, le toca el turno a la columna %, la cual debe de mostrar el porcentaje de cada cantidad mostrada en la columna Cantidad con respecto al total de alumnos, para ello empleamos la fórmula:
=H12*100/CONTARA($C$4:$C$8)
la función CONTARA permite contar a los alumnos en el rango especificado, y la referencia absoluta, es precisamente para que no cambie esta referencia al copiar la fórmula. Y a manera de verificación aplicamos Autosuma a la columna %, debiendo ser (obviamente) 100%, tal como se muestra enseguida:
y hemos terminado, espero que el presente tutorial te sea de utilidad, nos vemos en el próximo, saludos...
=SI(G4>5,"Aprobado","Reprobado")
y como ya se comento, le damos doble clic en la parte inferior derecha de la celda H4, lo que nos permite copiar la fórmula a las celdas inferiores correspondientes, quedando:
Ahora el turno es para la columna "I" (calificación cuantitativa), donde aplicaremos la fórmula que permitirá asignar la letra correspondiente de acuerdo al promedio, la fórmula la tecleamos en la celda I4:
=SI(G4=10,"MB",SI(O(G4=8,G4=9),"B",SI(O(G4=6,G4=7),"S",SI(G4<6,"NS",""))))
Como estarás observando, se empleo la función "SI" de manera anidada, así como también la función "O". Cabe señalar que la función O tiene como argumento dos expresiones lógicas (la 1a. evalúa si G4 es igual 8 y la 2a. evalúa si G4 es igual a 9), si cualquiera de las dos se cumple, entonces la función O regresa un valor VERDADERO a la función SI, entonces por ser valor verdadero, se colocará la letra "B". La segunda función O tiene el mismo comportamiento, regresará un valor VERDADERO a la función SI, siempre y cuando alguna de las dos expresiones lógicas se cumpla.
Y volvemos a copiar la fórmula hacia las celdas inferiores correspondientes, mostrando los siguientes resultados:
Finalmente iniciamos con la Estadística, para la columna Cantidad, simplemente debemos contar cuantos obtuvieron "MB", cuantos "B", cuantos "S" y cuantos "NS" se han asignado, para ello tecleamos la siguiente fórmula en la celda H12:
=CONTAR.SI($I$4:$I$8,I12)
copiando la fórmula a las celdas inferiores correspondientes, se tiene:
En la fórmula anterior empleamos lo que se conoce como direccionamiento absoluto ($I$4:$I$8), es decir se empleo el carácter pesos ($) como prefijo tanto para la columna como para la fila, esto significa pedirle a Excel que no cambie la referencia del rango especificado, es decir que al copiar la fórmula no cambie la referencia del rango, que siempre sea la misma referencia del rango para todas las fórmulas presentadas.
Para calcular el "TOTAL:", tenemos dos formas de hacerlo, (1) Teclear la función "SUMA" y (2) Emplear el comando "Autosuma", del grupo "Modificar" de la cinta "Inicio":
(1) Teclear en la celda H16 la fórmula: =SUMA(H12:H15)
(2) Seleccionar el rango a sumar (H12:H15) y hacer clic en el comando "Autosuma":
Se obtiene:
y por fin, le toca el turno a la columna %, la cual debe de mostrar el porcentaje de cada cantidad mostrada en la columna Cantidad con respecto al total de alumnos, para ello empleamos la fórmula:
=H12*100/CONTARA($C$4:$C$8)
la función CONTARA permite contar a los alumnos en el rango especificado, y la referencia absoluta, es precisamente para que no cambie esta referencia al copiar la fórmula. Y a manera de verificación aplicamos Autosuma a la columna %, debiendo ser (obviamente) 100%, tal como se muestra enseguida:
y hemos terminado, espero que el presente tutorial te sea de utilidad, nos vemos en el próximo, saludos...
